最後更新於 2025-04-22，由作者 eg 更新
根據我的觀察，不少創作者除了專注創作，還需要處理各種行政、行銷或營運相關的事務。為了減輕負擔，往往會找助夥伴或外包人員協助。團隊規模通常不大，大多落在 5 人以下的小團隊 & 創業團隊。
在這樣的工作模式下，擁有一個高效的協作工具至關重要，而 Notion 以其強大的共同編輯功能成為許多小型團隊的首選！
然而，該如何確保團隊成員能順利在 Notion 上協作，不發生權限錯亂或資訊混亂的問題呢？
這篇文章將透過詳細步驟與注意事項，幫助你和團隊快速掌握 Notion 的高效協作技巧！並評估是否需要 升級 Notion 付費方案，以獲得更完善的協作體驗。
希望這篇文章的分享，能夠幫助你與團隊成員，透過 Notion 的權限設置，讓小型團隊的協作更順暢、高效，確保每個人都能在合適的範圍內存取與編輯內容！
如何邀請團隊成員，順利在 Notion 共同編輯？
其實，大致的操作步驟跟這篇提到的技巧差不多。差別在於，廣泛粉絲可以透過公開連結調整權限，但如果是特定的團隊成員，則是可以透過信箱的方式來獲得權限。
透過接下來 2 個步驟，來幫助你順利要邀請團隊成員進入你的 Notion 頁面！
step 1
點擊頁面右上角的 Share（分享），在框框輸入團隊成員的信箱，並按「Invite（邀請）」就能將他加入至 Notion 的介面。
step 2
發出邀請後，Notion 會詢問你是否要將這位成員加入你整個 Notion 的 workspace（工作區）。如果邀請的對象只是臨時協作，或是處理特定頁面，無需瀏覽你在 Notion 的所有檔案，按下「Skip for now（跳過）」即可。
除非這個工作區是專門用來處理工作事務的成員，在這種情況下，才可以放心按下「Upgrade to member」。
step 3
最後就是看團隊成員的狀況，再來決定所開的權限。以下提供各個權限的對照表格，幫助你幫成員調整至合適的共同編輯權限！
如果最後要移除此成員，則按下「Remove（移除）」，就可以將其移除。
區分 Notion 權限的 2 種角色
當你邀請成員進入 Notion 頁面或工作區時，他們的身份將分為兩種：Guest 和 Member。
身份類型權限 | Guest | Member |
訪問範圍 | 只能訪問你特意分享的特定頁面。 | 可訪問整個 Workspace（工作區）。 |
適用對象 | 臨時合作者、外部人員。 | 團隊成員、長期合作者。 |
權限控制 | 只能查看或編輯指定頁面，無法進入其他頁面。 | 可查看、編輯或評論工作區內的所有頁面。 |
所以在設定的時候這個要想清楚，進來的人可以給的權限可以看多少東西。如果是一整個工作區就是 Member，如果是少數的頁面，則用 Guest 即可！
關於 Database 更細緻的權限設置
Database 是 Notion 的核心功能之一，用來整合和管理重要的數據屬性。然而，在與團隊協作時，成員可能無意間更改資料庫的篩選條件、檢視模式、排序規則或欄位設計，這樣的變動可能會打亂原本的結構設計，增加協作困擾。
為了防止這種情況，Notion 提供了 Can edit content（僅限編輯內容） 的權限。這項設定讓成員可以編輯和新增資料庫中的條目，但無法更改資料庫的結構設計，確保資料的完整性。
設置方法很簡單，只需點擊 Share，然後將成員的權限設定為 Can edit content 就可以了！
團隊成員權限一覽表
在管理團隊時，了解每個成員能看到哪些頁面非常重要。接下來是一系列的操作步驟：
step 1
點擊你的個人 Profile 圖標，進入Settings（設定）的選項。
step 2
往下滑到 People（人群），就可以看到團隊成員。如果要看 Guest 則是往旁邊點即可！
step 3
點擊 Guest，可以看到成員總共有幾個頁面的權限。可以點擊數字旁邊的箭頭來，來了解他有哪些頁面的權限，以及權限等級。
step 4
如果要將 Guest 或 Member 移除至工作區，可以點擊三個點點，將其移除。另外，如果是要將 Guest 升級成 Member，一樣也是點三個圈圈，改選「升級至 Member」的選項！
小型團隊需要付費 Notion 嗎？
通常，當團隊需要頻繁協作時，升級到付費方案會讓操作與協作更靈活。Notion 總共有 4 個方案，分別是 Free、Plus、Business 和 Enterprise。
但對於小型團隊來說，Plus 就非常足夠！它不僅能滿足小型團隊的協作需求，還提供足夠的權限控制功能，同時不需要為不必要的高階功能支付額外成本。如果更詳細的方案介紹可以參考 Notion 官方網站 的收費標準。
這邊則是整理， Free 和 Plus 方案之間權限差異的表格：
方案 | Free | Plus |
價格（台幣） | 免費。 | 每人每月約 NT$320（年方案）或 NT$384（月方案）。 |
Guest 人數限制 | 每個工作區最多 10 位 Guest。 | 每個工作區最多 100 位 Guest。 |
Member 人數限制 | 有，含自己 2 位就需要收費！ （如果目前 Notion 內有 2 位成員，區塊則有 1,000 的上限。） | 無限成員。 |
頁面權限控制 | 基本的共享和權限控制。 | 進階權限控制（如僅限評論）。 |
公開頁面分享 | 是，僅基本自訂功能。 | |
安全控制 | 基本安全控制。 | 進階頁面及工作區訪問權限。 |
需要注意的是，升級到 Plus 計劃 後，邀請 Guest 無需額外費用，但每位 Member 會按人頭計費。例如，如果工作區有 3 位指定 Member，選擇年繳方案時，團隊每月將收到的費用為 3*NT$320 = NT$960；若選擇月繳方案，則每月費用為 3*NT$384 = NT$1,152。
因此，這邊有個 小建議：為了節省成本，可以考慮將部分團隊成員設為 Guest，這樣他們只能訪問特定頁面，而無法進入整個工作區。
這邊要注意，免費教育版沒有提供 Member 權限的分享，如果要協作也只能以 Guest 的身份邀請進入工作介面！
結語：善用 Notion 共同編輯，讓小型團隊協作更順暢！
透過這篇文章，你已經學會如何運用 Notion 共同編輯功能來進行團隊協作，無論是邀請成員、分配權限，還是確保資料安全，都能更加有條理地進行。
此外，我們也幫你釐清了 Notion 的進階權限設定，以及 如何選擇適合的方案，幫助你打造更高效的工作環境。如果你的團隊對協作有更高需求，不妨考慮 升級 Notion Plus 方案，解鎖更完整的權限管理功能，讓團隊運作更加順暢。
如果你的團隊有 Notion 操作的問題需要協助，歡迎你與我聯繫！
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