最後更新於 2025-07-06，由作者 eg 更新
「為什麼你一定要備份 Notion 檔案？」
所有在 Notion 的內容，都是存在雲端上，雖然會自動存取，但最大的風險是：當斷網或 Notion 網站掛掉時，資料是完全不會讀取與存取。
自己在 2024 就經歷過 Notion 兩次的斷網，雖然時間不長，只有幾個小時，但光是無法使用資料的時候，就讓我感受到極大的不便與緊張。
畢竟從 2022 年累積資料至今，如果檔案完全不見，真的只能用血本無歸來形容，自己想都無法想像這種事發生啊～
為何將資料好好保存，所以定期備份 Notion 很重要！（自己也是整理這篇文章的時候才意識到這個問題的重要性 🤣）
接下來，就來跟你分享簡單的 4 步驟，幫助你順利將 Notion 資料備份 ＆ 存放，讓你不再擔心辛苦累積的內容全部不見！
4 大步驟，幫助你快速完成 Notion 備份！
以下是自己實際操作後，整理出的最新、也最完整的備份流程：
第 1 步：前往 Notion 備份頁面
先在左上角，看到頭像後，點開旁邊的設定符號，並點開你的 Notion 設定（Setting）。
接下來點「通用」（General），然後往下滑至「匯出內容」（Export content），再點「匯出所有空間內容」（Export all workspace content）。
第 2 步：Notion 備份的細節調整
首先，你會看到所有需要設定的細節。
接下來就來跟你分享每個的設定細相分別代表什麼意思！
匯出格式
格式有包含 PDF、HTML、Markdown & CSV。
PDF 需要 Notion 的商業版（Business）才有辦法備份，這邊就只先分享 HTML、Markdown & CSV 的適用情況。
- HTML：Notion 的頁面轉換成一個可以在瀏覽器中開啟的版本，看起來就像靜態網頁，包含文字、圖片與資料結構。但要注意沒有辦法編輯資料！
- Markdown & CSV：方便後續在其他平台或工具上進行資料整理或再利用，像是其他的筆記軟體 Heptabase、Obsidian 等。
包括資料庫
資料庫為 Notion 的核心功能，而且彈性調整的空間很大，可以呈現不同的瀏覽方式！
有時我也會根據使用情境的不同，將同一筆資料庫設定不同的瀏覽模式，所以選擇「目前瀏覽模式」還是「預設瀏覽模式」就滿合理的～
不過，個人覺得兩者在備份的差異沒有很大，就看自己備份後，想要看到怎麼樣的資料庫結構。
包括內容
在 Notion 除了放文字、連結之外，也能放 pdf、jpg、png 等檔案。
備份檔案的時候可以思考，到底要不要同步保存比較大的檔案！
如果需要將檔案跟圖片同時下載，備份的時間都會比較久，但自己實測下來其實不用很久（約 30 分鐘）～
所以個人覺得可以將所有檔案跟圖片同步備份！
為子頁面建立資料夾
簡單來說，子頁面的意思是，在 Notion 的一個頁面中，還有其他頁面檔案！
以自己的檔案為例，在這個「EG’s Time」的頁面中，還有其他的檔案，像是日盤點、定期盤點、個人專案（Project）、拆解行動（Action）。這些就是子頁面！
建議可以將這個選項開啟，這樣備份的檔案也比較完全。
第 3 步：等待 Notion 備份完成的通知
將所有檔案順利備份完需要時間。
覺得 Notion 這點設計得滿貼心的：將所有檔案完成備份後，會在 Notion 的收件箱提醒！
這樣就不用一直打開 Notion 確認什麼時候完成。所以～勇敢按下「關閉」按鈕是沒問題的。
回到「匯出內容」（Export content）那邊，你會看到檔案正在準備備份中～
如果想要關掉整個頁面，記得按下「更新」，就會跳回 Notion 的頁面。
像我已經使用 Notion 很久，需要備份的檔案很多（甚至包含圖片跟 pdf 檔），但 30 分鐘後就在收件匣收到備份已完成的通知，覺得滿意外的！
接下來按「下載」，將所有備份的檔案放至桌面。下載後的檔案是「.zip」，解壓縮後算正式備份完成啦～
不過，當初下載的整份檔案命名是亂碼，這邊分享我的命名邏輯：「250420_Notion 備份檔案」。
25 表示 2025 年； 0420 是 4 月 20 日；Notion 備份檔案則是提醒自己檔案的用途是什麼，方便未來提醒自己！
第 4 步：Notion 備份後，不要忘記多存放幾個地方！
建議你將 Notion 備份的檔案存放在多個地方，當一個地方掛掉時，也不怕擔心檔案全無，算是狡兔三窟的概念！
自己最常將備份的檔案放在這 4 個地方：
- 個人電腦桌面：最快存取、隨時查看，只要打開電腦就能立即行動！
- 外接硬碟或隨身碟：適合儲存大檔案。此外，檔案會持續備份，建議容量可以選到 T 以上！
- 雲端硬碟（Google Drive、Dropbox 等）：能跨裝置、隨時存取檔案，不論是臨時需要用手機查看，還是其他電腦，都能隨時調出備份資料，十分方便。
- Time Machine（時光機）：這個是 Mac 用戶能使用的功能。它能自動定時備份、保留歷史版本，就算誤刪資料也能輕鬆還原，非常省事。
我是習慣將所有檔案一口氣放在這 4 個地方，如果你覺得同一個檔案備 4 次覺得很累，建議選擇 2 個備用方式。
不僅能防止意外資料遺失，也能讓你在 Notion 出現狀況時更有安全感！
其他 Notion 備份的常見問題
如果只想備份特定（或單一）頁面是可以的嗎？
這當然沒問題！不過操作步驟統一備份整個 Notion 檔案不太一樣。
step 1
點進想要備份的頁面後，點擊右上角的三個點點。
step 2
點選「匯出」。
step 3
檔案備份的細節跟剛剛提到的差不多，只是多了一個「含子頁面」的選項。
將這個選項開啟後，下面的「為子頁面建立資料夾」選項就能設定需不需要調整！
這邊也一樣，全部選項確認完沒問題後，就可以按「匯出」備份檔案。
建議的 Notion 備份頻率是？
以我個人的習慣，每 3～4 個月進行一次整體的備份（除了 Notion 檔案，也包含相片、影片），確保存取資料是最新的。
因為要處理的事不少，如果備份得太頻繁，反而容易造成壓力，所以自己習慣每季備一次就好，既能確保檔案狀態，也不會讓自己的心理負擔太大。
不過，如果你的時間安排允許，或是資料非常重要，也可以考慮每月備份一次，更有保障。
這個頻率沒有絕對的標準答案，但可以從時間規劃、資料重要性，這 2 大方向依你的使用習慣和需求調整，找到最適合的備份節奏！
萬一沒備份，還有救嗎？
好消息是，Notion 其實也有內建的「還原」功能！
step 1
一樣先點右上角的三個點點。
step 2
點選「版本紀錄」，如果點進去沒看到，就往下滑一下。
step 3
免費版可以還原 7 天前的資料。確認要還原的版本後，點選「還原本版」即可！
如果想要還原更久遠的版本，Notion 的 Plus 版本有提供 30 天前的歷史紀錄還原（點擊這裡，直接將 Notion 帳號免費升級）；Business 版本則可以追朔 90 天前。
結語：養成 Notion 備份習慣，讓你的資料更安心！
養成 Notion 備份的好習慣，不只能減少對資料遺失的焦慮，也能讓你在使用 Notion 的過程中更加安心、更有掌控感。
現在就依照文章步驟，快速備份好第一份的 Notion 資料吧！
別忘了設定提醒，讓自己定期檢查並備份資料，將這個習慣自然地融入生活中，未來遇到突發狀況也能從容應對～
我將協助你釐清目前使用 Notion 備份的問題，歡迎你跟我一起聊聊。
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