最後更新於 2025-08-10，由作者 eg 更新
你是否曾經遇過這樣的情況？
- 想找某份資料，卻翻遍筆記還是找不到？
- 清楚記得記錄過靈感，但資料散落各處，無從下手？
如果這些問題你感同身受，那麼 Notion 資料庫絕對是解決這些煩惱的最佳工具。
- 集中管理：所有資料集中存放，隨時存取，一鍵找到所需內容。
- 靈活展示：資料能夠一口氣呈現多種形式（e.g. 表格、看板、日曆等），適應各種需求。
- 高度定制：屬性、篩選、排序，甚至關聯功能，滿足個性化使用。
因此，資料庫是 Notion 的核心功能，是串聯所有資料，也是 Notion 強大的關鍵。
如果要我說，好好照著接下來分享的 5 個步驟，來建立你的資料庫，對 Notion 的掌握就能來到 50 % 左右。
相信當你漸漸熟悉資料庫的基本操作與特性後，就會越來越理解 Notion 所發揮的價值。
那話不多說～現在就開始建立專屬於你的 Notion 資料庫！
第 1 步：建立你的第一個資料庫！
建立資料庫有兩種，可以根據你的需求選擇合適的方式：
放置內頁（Inline）
如果你希望將資料庫放入現有頁面，並任意排版文字、小工具或其他區塊，讓頁面內容更加豐富，那麼 Inline 的樣式就會是你最理想的選擇。
這種方式特別適合用於個人的專屬頁面或追蹤專案進度！
下兩張圖，就是我用 Notion 來個人生活的頁面～你覺得做出來的效果如何？也歡迎在底下留言跟我分享！
而 Inline 的資料庫，則可以新開一個頁面，再輸入快捷鍵 /da，就能選擇 Inline 的這個選項！
開新頁面（Full Page）
上面提到的快捷鍵 /da，選擇 Inline 下方的 Full Page 就可以直接建立一個完整頁面的資料庫。它最大特色就是資料庫能單獨佔用一個頁面，提供你更專注、直觀的操作環境。
當資料庫的筆數超過 100 筆時，Full Page 的形式就能大顯身手！不僅讓頁面變得更乾淨，還能減少視覺干擾，幫助你一口氣專注處理大量資料。
自己的使用情境，像日記、知識筆記、家教課堂紀錄，這些資料庫都已經累積到 300 筆以上！透過 Full Page 的形式，可以更方便地篩選、排序或調整屬性，快速統整或分析內容。不僅高效，還能提升管理大量資訊的體驗！
第 2 步：設定資料庫屬性（Properties）
在 Notion 的資料庫中，屬性（Properties） 是非常重要的核心功能，能提供每一筆資料更全面的資訊。簡單來說，可以把屬性想像成表格中的欄位，每個欄位都代表一種類型的數據，例如數字、日期、標籤等。
也因屬性的存在，讓 Notion 的資料庫不只是靜態資訊的集合，而是一個能根據你的需求動態分類與篩選的靈活工具。
那麼我們如何調整資料庫的屬性？
- 新增屬性：將滑鼠游標放在資料庫上，右上角會出現「＋」。點擊後選擇屬性類型並命名，屬性就設定完成！
- 編輯屬性：如果想調整屬性，點擊屬性名稱後選擇「Edit property」，在「Type」中修改屬性類型即可。如果覺得步驟麻煩，也可以直接刪除重設。刪除時，點擊屬性名稱，選擇「Delete property」，即可快速移除。
- 調整順序：直接拖曳屬性標題，即可輕鬆改變顯示順序，讓重要屬性排在前面，方便查看！
- 開啟或隱藏：當你切換至不同的呈現方式，如果有些屬性不想顯示出來，可以點選資料庫屬性欄位內的三個點點，選擇「開啟」或「隱藏」欄位，這樣能讓整體介面看起來更清爽、整潔！
相反則是關閉屬性！
這邊整理一些常用屬性表格，讓你後續在設計資料庫屬性時，更加得心應手：
屬性 | 說明 |
文字（Text） | 記錄簡易的備註、描述，以及細節補充。 |
數字（Number） | 處理數據的相關資料，可快速掌握總和、百分比等計算。 |
日期（Date） | 設定與追蹤日期，如開始日、截止日期。 |
單選（Select） | 僅能選擇一種標籤，常用於分類、階段、狀態等管理。 |
多選（Multi-Select） | 多個標籤，適合於多重分類的情況。 |
勾選框（Checkbox） | 追蹤任務完成情況，適合快速標記。 |
人員（Person） | 用於多人協作，將任務指定給對應的人。 |
第 3 步：讓資料呈現更條理 ＆ 直觀
當資料庫的屬性設定完成後，就可以運用 Filter、Sort 和 Group 來整理和展示資料！這三種功能可以幫助你靈活調整內容，快速聚焦重點資料，幫助你在管理資料更加直觀、高效。
篩選（Filter）
可根據條件隱藏不相關的資料，僅保留符合條件的內容。幫助我們聚焦當前最需要的內容，避免注意力被其他資訊分散。
操作方式
step 1
點擊資料庫上方的 「Filter」。
step 2
選擇想要篩選的屬性（e.g. 「狀態」或「日期」）。
step 3
設定篩選條件（e.g.「未完成」或「最近一周的日期」）。
step 4
會自動顯示僅符合條件的資料。
我的應用場景
研究所的指導教授經常會分配各種任務請我協助完成。而我會將這些任務分成「Waiting」（等待執行）、「Ongoing」（正在執行）和「Archive」（已完成）。因為每週都需要進度回報，會滿常將待辦事項切換至「Ongoing」，確保當週的進度能順利推進！
排序（Sort）
根據特定屬性，像是日期、等級等，能透過排序能建立清晰的排列邏輯。這樣你不僅能快速確定重要內容的優先級，還能讓資料庫的呈現更有條理！
操作方式
step 1
點擊資料庫上方的 「Sort」。
step 2
選擇想要排序的屬性（e.g.「日期」或「等級」）。
step 3
設定升序（Ascending，從小到大）或降序（Descending，從大到小）排列（e.g.「日期：最新到最舊」或「優先級：高到低」）。
step 4
根據最終設定，將資料自動排列。
我的應用場景
日記是我每天撰寫的內容，偶爾也會回顧過去的記錄。因此，我通常會將資料庫按日期排序，並將最近的日期顯示在最上方，方便快速查看當天或最近的日記內容（也就是上一張圖顯示的那樣！）
分組（Group）
根據屬性自動將資料歸類，讓相同屬性的資料集中在一起，形成直觀的分類區塊或欄目。不僅讓資料呈現更結構化，還能快速掌握不同類別的分布情況，方便後續的整理與分析！
操作方式
step 1
點擊資料庫上方的「⋯」，然後選擇 「Group」。
step 2
選擇需要分組的屬性（e.g. 「小組」）。
step 3
資料會根據你所選的屬性，自動分組呈現，讓內容更有條理！
我的應用場景
Notion 不僅適合個人資料管理，也非常適合用於活動管理。以參賽者名單來說，透過分組功能，可以清晰呈現每個組別和參與名單，像是第 1 小隊、第 10 小隊等。
這次活動總共有 84 人參與，每組 7 人，資料筆數相對龐大。因此，搭配 Gallery 呈現進行展示，不僅能有效整理資料，一眼掌握每個小隊的組員分布，還能靈活調整分組配置。
第 4 步：資料庫呈現轉換
Notion 資料庫的初始預設就是 Table（表格）的形式，可以快速設定資料的屬性細節。但事實上， Notion 還提供多種呈現（view）選項，像是面板（Board）、時間軸（Timeline）、畫廊（Gallery）等。
透過靈活切換不同的呈現，搭配合適的需求場景，讓資訊從多角度理解和管理資料，找到專屬於你的工作流程！
step 1
將游標移到資料庫上方，會出現一個灰色的操作列。
step 2
點擊右上角的「⋯」圖示。
step 3
選擇 Layout，即可在多種視圖形式中進行切換。
第 5 步：資料庫的細節調整
大致了解整個資料庫的設定，以及如何切換呈現形式。
接下來，想來跟你分享 8 招的細節設定，幫助你在使用資料庫時能更加順手！
如何把標題變不見？
資料庫的標題通常位於其上方，能幫助快速了解資料的用途。
然而，在某些情況下，隱藏標題有這些好處：
- 提升視覺美感：與其他內容融為一體，讓頁面更簡潔與流暢。
- 避免重複信息：當頁面已清楚說明資料庫的用途時，標題可能顯得多餘。
- 專注內容：在嵌入資料庫的區塊中，隱藏標題能讓視線集中於資料本身。
操作說明
隱藏資料庫標題的方式非常簡單！只需點擊資料庫右上角的「⋯」，選擇「Layout」，然後將「Show database title」的開關關閉，就能輕鬆隱藏標題啦！
自訂版面配置（Customize Layout）
資料庫的屬性有時會很設定多，所以當你點開某個資料時，
很有可能需要不斷往下滑，才有辦法看到想要的屬性或內容頁面，操作起來覺得很煩、很冗長。
或是，在使用資料庫時，你也受夠必須切換到其他頁面或資料庫，才能輸入要的內容。
針對資料庫使用的 2 大困擾，在 Notion 推出自訂版面配置（Customize Layout） 後，都能一次解決！
它不僅讓資料庫的操作流程更順暢，視覺呈現也更簡潔，進而大幅提升使用效率與整體體驗。
操作說明
step 1
按下「Open」（開啟），點開資料庫當中的其中一個檔案。
step 2
把游標放在 icon 跟標題之間，會跳出灰色字的「Customize layout」（自訂版面配置）。
step 3
進到調整頁面後，會在右側看到「簡潔」、「分頁式」兩種樣式。
先看「簡潔」設定，左邊是重新調整資料庫的屬性佈局；
右邊則是針對屬性呈現的功能調整，都可以依照自己的使用習慣來進行調整。
step 4
點標題的區塊，最多可以釘選 4 個的屬性。
這些被釘選的屬性，會放在上方固定呈現，方便你在瀏覽資料時，能第一眼快速掌握關鍵內容。
step 5
「屬性群組」則是原本 Notion 屬性擺放的地方，如果想要把他們藏起來的話，可以將整個群組拖到旁邊的「加入到面板」。
隱藏至面板的屬性，回到頁面按下「檢視詳細資料」後，才會顯示！
step 6
如果有需要特定的屬性被獨立出來，則可以按「+」。
選定想要的屬性後，就會出現在標題區塊的正下方。
step 7
「簡潔」的部分就分享到這邊～
如果要跳回去最初始的介面，則點左上角的「介面設定」就可以返回啦！
step 8
點右側的「分頁式」，會跳出「內容」跟「+」的符號。
表示接下來可以將想在這個介面看到的其他資料庫放在這裡！
step 9
「內容」是本來的資料庫屬性，如果要新增不同來源的資料庫的話，則是按下「+」。
會看到 2 種，一個是出現已關聯的資料庫（如果沒有則不會顯示這個）；另一個是連結現在的資料庫。
資料庫」的選項！
step 10
選好想要放入的資料庫後，就按下「新增瀏覽模式」。
step 11
順利將資料庫導入至此頁面！
但這裡會顯示這個資料庫的所有屬性與資料，尚未重新排序、篩選。
簡單來說，用這個方式叫出的資料庫是還沒有整理過的版本，
需要在右欄重新整理，操作的方式都在上面的段落都有提到，所以這邊就不再說明一次。
step 12
最後，所有東西都設定完之後，按下右上角的「套用到所有頁面」，就設定完成啦！
在資料庫中，計算數值
透過數據結算，這些數字都能直接在資料庫下方自動呈現，方便又直覺，
幫助你更快速掌握整體狀況。
應用情境也十分多元，像是統計旅遊總花費、已服務的客戶數量、現在總共讀了幾本書，
或追蹤筆記與內容的累積量等⋯⋯
發現已經累積不小的數目，真的會有滿滿成就感，
也更有動力持續整理、持續輸入。
操作說明
之前的操作相較直觀，不過 Notion 後來有調整操作方式，
所以這邊就來跟你分享如何操作～讓你使用更上手。
step 1
點選想要計算的欄位。
step 2
看到「Calculate」（計算）則點一下！
step 3
出現「Count」（數量）、「Percent」（百分比）、「Date」（日期）的選項，
可以根據自己想計算的邏輯進行挑選。
因為我想了解目前筆記總共有幾筆，所以選擇「Count」。
step 4
點進去後，發現「Count」還可以被細分成：
- Count all：計算全部數量。
- Count values：統計這個欄位裡有幾個選項，「重複」的也會一起算進去（適用於多選）。
- Count unique values：統計這個欄位裡「不重複」的選項數量，重複的不會重複計算（適用於多選）。
- Count empty：計算此屬性「空白」的數量。
- Count not empty：計算此屬性，「非空白」的數量。
而我選擇了「Count all」。
step 5
數字出現就表示設定成功啦～
凍結（Freeze）欄位
當資料庫的欄位時，橫向滑動時常常會忘記某個欄位的項目，還得滑回去，使用上難免有些不方便。
這時只要凍結指定欄位，不管怎麼滑，都能隨時確認重要欄位。
操作的方式很簡單！
操作說明
step 1
先點擊要凍結的欄位。
step 2
選「Freeze」（凍結）。
step 3
往右滑看看，想凍結的欄位有沒有設定成功！
像是下圖，往旁邊滑後，「領域」有順利固定住～
資料庫資料展開
你可以依照自己瀏覽資料的習慣，來決定資料庫是要維持原樣，還是全部展開～
接下來就跟你分享怎麼設定！
（btw 我覺得這個功能在 Notion 的中文翻譯會有些誤導，所以下面提到的翻譯是自己翻的，希望能幫助你更了解～）
操作說明
step 1
選想要展開全部資料的欄位，並點「Wrap in view（資料換行）」。
step 2
這樣就全部展開了！
如果想打開其他欄位的資料，就按照剛剛分享的步驟再操作一次即可。
step 3
如果想將資料收起來的話，一樣也是點想要收起資料的欄位。
並點「Unwrap in view（資料並排）」。資料就收起來啦～
控制資料顯示的筆數？
當資料庫中的資料越來越多時，介面就會變得冗長，不僅增加視覺負擔，也很難讓人快速找到需要的內容。
因此，「控制顯示筆數」是一個實用的解決方案！它能幫助你專注於當前最重要的資訊，避免被無關內容干擾。更棒的是，頁面讀取速度也會加快，讓使用體驗更加流暢。
操作說明
以下是兩種方法調整資料顯示筆數：
- 使用篩選，設定時間範圍（e.g. 僅顯示最近 1-2 周的資料），聚焦於近期的任務或資料。
- 在資料庫設定中，限制出現的資料數量（e.g. 10、25、50 或 100 筆），並搭配排序，按時間由新到舊排列，確保最新資訊優先呈現。
一鍵套用 Notion 資料庫模板，高效輸入內容！
在資料庫輸入文件後，Notion 的資料庫除了把資料整理好，另外也有提供一個我很喜歡的設定，就是「模板」就是設定好統一的格式後，能用來大量複製 SOP，特別適合用於重複性任務或資料輸入。不僅能顯著提升效率，還能保持資料的一致性。
此外，模板也能幫助我們免去每次手動添加屬性、欄位或格式的繁瑣過程，快速建立新資料，大幅節省時間，加速內容產出。像是日記、讀書筆記等，這些都有固定撰寫結構的內容，使用模板會更加輕鬆與高效！
操作說明
step 1
在資料庫頁面右上角，點擊「New」旁的小箭頭。並選擇「+ New Template」開始建立模板。
step 2
上面看到一條黃黃的指引：「You’re editing a template in xxx」（正在編輯 xxx 模板），
表示你正在編輯模板的頁面中！
會特別強調這個的原因是，有時候資料庫的筆數一多，可能會沒有注意到自己是不是在模板的調整頁面，
畢竟自己滿常會設定錯誤，所以在這邊跟你分享如何避免犯錯的方式！
以免設定白白浪費時間 ><
那麼～就開始設定「欄位屬性」的細節，日記則是可以在日期（Date）的屬性設定「Today」。
step 3
如果有需要，可以添加必要的文字框架，像是標題格式、待辦事項、會議議程等。
像是「晨間日記」和「晚間日記」的內容，我習慣在每個區塊旁添加提示，幫助聚焦應填寫的重點。為了強調某些關鍵字，也能選起想突出的文字，使用 Mark as code 功能，將文字標記成紅色的特殊樣式，突出重點！
step 4
點擊畫面灰色區域，模板就會自動儲存完成。
step 5
回到資料庫，按下「New Page」，往下滑找到剛剛建立的模板，點擊後設定好的屬性和內容就會自動複製進來。
step 6
按新設模板旁的三個點點，選擇「Set as default」，把剛設的模板變成預設形式。
step 7
會跳出這個頁面，選「For all views in “資料庫名稱”」，這樣後續調整資料庫的呈現時，這個模板都還能當預設。
step 8
回到資料庫，按下「New page」，就可以套用剛剛設置好的模板。
step 9
如果需要多個模板，重複以上步驟，就能針對不同情境建立專屬模板，提升效率！
如何確保原始資料庫，能好好被保存？
Notion 資料庫製作完後，還可以將它放不同的頁面，讓資料更加靈活管理。
要有效運用這個特性，就必須要先了解 —— 「母資料庫」與「子資料庫」：
- 母資料庫：資料的原始來源，我們可以稱作是資料本體，是儲存所有資料的核心。
- 子資料庫：是母資料庫的分身，可依據不同的情境與需求，進行篩選、排序，以及呈現方向的調整。
可以把母、子資料庫視為一模一樣，不管在哪邊新增、刪除或修改項目（頁面），所有的內容兩邊都會即時同步，方便管理！
不過～要特別注意的是，刪除母資料庫與子資料庫所造成的結果會不一樣。
如果刪除子資料庫，原始資料並不會消失。因為子資料庫僅是母資料庫的分身，簡單來說只是這個呈現形式沒有了，並不會影響資料的存放。
但反過來說，如果將母資料庫刪除，所有與其連結的子資料庫也會失去資料依據，所有內容都會一併消失。
因此，為了確保資料不被誤刪，建議將母資料庫妥善保存於明確且不易誤刪的位置，並透過子資料庫進行日常操作與呈現。
這樣的方式能有效降低操作風險，也有助於維持資料系統的穩定性與清晰結構。
接下來，我會透過記帳模板來示範，如何有效管理母、子資料庫，幫助你更有效地去管理與存放資料！
操作說明
step 1
點擊資料庫旁邊的 6 個圈圈，選擇「Turn into page」。先將母資料庫從 inline 形式的資料庫，轉為 Full Page 的形式！
step 2
看到下圖這樣，就表示資料庫成功轉為 Full Page。
step 3
找頁面下方的空白處，輸入快捷鍵 > 空白鍵 ，把摺疊列表（Toggle）叫出來。可在三角形旁邊打下：「原始資料（檔案誤刪！）」的名稱。
step 4
把剛剛的變成 Full Page 的「收入」，丟到摺疊列表裡面。確保後續操作的頁面是整潔的！看到三角形從灰色變成黑色就表示有把檔案丟入成功。
step 5
回到原本資料庫的位置（現在會是空白的地方），輸入快捷鍵 /lin，就會出現「Linked view of database」的選項。
step 6
選擇要串連的資料庫，這邊選「收入」這個資料庫。
step 7
看到「收入」資料庫前面有斜上箭頭的符號，表示子資料庫串連成功。
延伸問題
之前在諮詢跟學員聊到這個操作方法，他問了一個有趣的問題：
「如果將母資料庫的頁面刪除，那整個資料不就不見了嗎～」
按照邏輯來說，是完全正確的！
但刪除頁面比刪除資料庫的難度還要高，頁面不會因為按下 Delet 鍵就把頁面刪除，但資料庫可能會被這樣誤刪。
所以這個方式是沒問題的～
結語：如何把資料庫學好？
沒想到這篇內容寫得這麼多！或許剛開始看的時候，會有些不知所措，但你不需要一次全部搞懂，只要每次專注學習操作一個步驟，就能逐步掌握核心技巧。歡迎隨時回來檢視與複習，總之～學習的節奏都由你掌控！
本篇的內容是針對資料庫的基礎教學，如果想要了解資料庫更進階的用法，則掌握 Relation 與 Rollup 功能，來更了解深入操作！
不管是基本功能，還是進階設定，當你掌握資料庫的邏輯後，透過實際操作，Notion 的使用就會變得非常順手！資料庫是 Notion 的核心功能，就像它的「大腦」。
剛開始可能會有些不熟悉，但隨著實踐的增加，一定會越用越得心應手。不妨嘗試將資料庫和生活中的場景串接起來，像日記、讀書紀錄或會議記錄等，都是非常適合入門的應用。如果覺得一開始設定困難，也可以先使用我提供的模板，快速啟動你的第一步！
如果在使用 Notion的過程中遇到任何困難，只要下載這個網站的任一模板，就能預約一次 30 min 免費的線上諮詢名額（原價：$750）。
名額有限！心動不如馬上行動～
我會幫助你更快上手，讓 Notion 成為你生活中真正高效的管理工具！
最後的小小提醒～如果你希望資料庫能變得更順眼、好看，重新調整排版或 icon，都對視覺美觀很有幫助！