最後更新於 2025-06-26，由作者 eg 更新
這篇文章特別適合…
- 保險業務員：需長期追蹤大量客戶，快速查閱每次溝通紀錄與掌握客戶的基本資料。
- 個人接案（如，網站設計）：方便紀錄案主需求、進度與回饋，同時整合作品集與交付檔案。
- 自由工作者：從潛在名單、付款流程，到售後追蹤，一手掌握專業服務全流程。
在客戶管理，你是否遇過這樣的狀況？
「掌握客戶」一直是推動事業成長的關鍵能力。
就像最近去看中醫調身體，發現醫師有在系統詳細紀錄我的病例，
他除了快速掌握我的身體狀況外，當他關心與問候也都會讓自己感受到被關心！
這也讓我加深對這位醫生的信任感～因此當下次要去看中醫的時候，都還是會回去找他。
也從這段經歷，體會到一件事：
當你能清楚紀錄每次與客戶的互動、需求與回饋時，不僅能方便後續接洽，更能在客戶心中建立起深厚的信任感。
畢竟良好的客戶關係，會直接影響你的回單率、成交機會，甚至左右事業能否穩定擴張。
雖然概念聽下來好像很簡單，但當你真的要一口氣管理十幾位客戶時，就會發現——
沒有一套順手的系統，怎麼管理都用不太順手。
你是否也曾經遇過以下狀況：
- 市面上的 CRM 系統偏向大型企業使用，功能複雜且收費較高，卻不一定符合你的實際需求；
- 公司雖然有內建系統，但一旦離職，資料就帶不走，長年經營的客戶關係，心血瞬間零；
- 採用紙本或 Excel 自行記錄，卻越記越亂、越找越煩，資料量一多就難以掌控⋯⋯
如果你正面臨以上問題，那這篇文章會對你很有幫助！
我將跟你分享如何利用 Notion 來建立一套簡單、實用、彈性高的「客戶管理系統」，
幫助你整合資訊、追蹤進度、分類名單，隨時掌握每一位客戶的最新狀態。
為什麼 Notion 很適合用來做客戶管理？
說到客戶管理，相信你已經嘗試過不少工具：
工具 | 優點 | 限制 |
Notion | 自由設計欄位，搭配多種呈現，方便整合紀錄與後續追蹤。 | 需熟悉 Notion 操作，後續才方便建立系統。 |
紙本筆記 | 能立即紀錄資料。 | 當資料多筆時，難以查找、分類，甚至容易遺失與毀損。 |
Excel | 適合追蹤數據與進度。 | 文字排版不直覺，紀錄一多就容易雜亂；另外，同一位客戶若有多次互動紀錄，分類與整合也會變得更加困難。 |
Google 雲端資料夾 | 檔案可線上共編，即時更新。 | 如果沒有清楚的資料夾結構，檔案很容易散亂，甚至忘記放過哪些資料。 |
公司 CRM 系統（客戶管理系統） （Customer Relationship Management） | 直接將資料輸入系統，即時與公司資源整合。 | 離開公司後就沒有使用權限，此外資料移轉不易。 |
從上面的比較表可以看出，多數工具在資料整合與移轉性上都不太友善。
對業務、個人接案、自由工作者來說，這樣的限制常常讓客戶管理變得更加吃力。
此外，一人公司實際在管理客戶時，除了基本資料（姓名、基本需求、聯絡日期等），更多包含貼近情境的細節紀錄，像是：
- 上次對話聊了什麼？對方對什麼反應特別有興趣？
- 下一步要做什麼？需要提醒什麼？
- 這位客戶屬於哪一類型？適合標上什麼標籤？
這些都是非常個人化、需要靈活應對的資訊。
而清楚這些細節設定的人，不是別人，正是你自己！
這也是為什麼我認為，Notion 是一套非常適合用來管理客戶的工具：
它可以自由設計欄位、彈性調整整理邏輯，真正貼合你的工作需求。
無論是記錄談話、設定行動追蹤、還是依照屬性分類潛在客戶，都能在同一個空間中一目了然！
客戶管理需要追蹤的事！
客戶管理的核心在於：每次的互動都能被妥善記錄，方便後續接洽與持續經營。
因此，只要回顧資料，你就能快速喚起：上次聊了什麼？對方的反應是什麼？接下來該怎麼推進？
進而掌握對方狀況，當下做出最合適的應對。
當然，不同類型的工作者有不同的服務型態，紀錄的細節也會有所不同，
但其實背後的思路可以歸納出一套通用邏輯。
以下是我自己在管理客戶時，會紀錄的一些事項，
希望也能幫助你後續與每個客戶的互動都清楚掌握，順利長期累積經營的信任感。
基本資料
透過基本資訊，快速紀錄與掌握客戶基本的背景資料，以方便後續聯繫：
- 姓名：最基本的欄位，用來標示每一位客戶，方便快速辨識與搜尋。
- 客戶簡單背景：簡單記下對方的職業、身份、來自哪個產業，方便後續互動時掌握基本輪廓。
- 主要訴求：記錄客戶目前所面對到的痛點，幫助你在後續提供更精準的建議與解法。
- 狀態：我會將整個流程分成三大階段，包含接洽階段、製作階段、已結案。如果你想要掌握更細緻的進度，也可以進一步拆分狀態，像是在「製作階段」時，可以標示「初稿完成」、「第一次修改」、「第二次修改」等，幫助你清楚知道每位客戶目前執行到哪個步驟。
- 接洽時間 / 專案期間：幫助我掌握與客戶合作的時間軸，釐清專案推進節奏。
- 聯絡管道：如果你所提供的服務，整個接洽流程是單一管道，這個設定則可以省略。但在前期接洽階段，客戶可能來自不同平台（如 LINE、Email、Instagram 等），這時統整聯絡管道有助於後續對話。
- 收取費用：記錄在合作過程中給出的回應與建議，無論是諮詢回饋或服務成果的感想，都是日後優化流程與服務品質的重要參考。
- 客戶回饋：針對過往合作內容、諮詢回應等的真實反饋，讓自己後續服務其他客戶的服務可以持續優化。
- 備註：補充無法被歸類至上述提到的欄位，例如客戶的溝通風格、偏好的展示方式、喜歡的模板樣式等，有助於未來的個別化應對。
專案進行的相關紀錄
當你與客戶確認合作關係後，互動就會進入到下一階段 —— 價值交付！
除了基本資料，還需要進一步記錄更多關鍵細節：
- 事前需對焦的問題：確認彼此對服務方向、合作目標與需求內容的理解是否一致，減少日後溝通的落差與反覆調整。
- 預計任務拆解：將整體任務照階段逐一拆解，有助於掌握專案全貌、安排執行時程，並確認每個交付節點。此外，清楚明確的任務規劃，也能展現你的專業度與信賴感。
- 回傳檔案：將所有交付內容與重要檔案連結集中紀錄，不僅方便回顧與查找，也能減少當下的溝通落差。
- 學到的事：這是專門寫給自己看的回顧區～每次合作結束後，都可以記下當中的觀察與收穫，讓每次經驗都成為優化下次服務的養分。
如何將客戶管理，實際導入 Notion 當中
客戶管理可以分成「基本資料」與「專案進行的相關紀錄」兩個層面，
對應到 Notion 的操作設定：前者是設定資料庫的屬性；後者是將詳細的資料放在頁面中。
接下來就來跟你分享，這兩個部分該如何在 Notion 進行設定與運用～
「基本資料」的「資料庫」屬性設定
建立 Database
選擇用紅色框起來的 icon，新增一個新的 page。
step 1
step 2
進入全新的空白頁面後，選擇 Table。
step 3
或是打快捷鍵 /da 選擇 Full Page 一樣也可以直接建立一個完整頁面的資料庫。
step 4
Table 形式的模板已順利生成！
step 5
按下「+ New page」就可以新增客戶名稱啦～
設定屬性
上述提到客戶管理的 9 大屬性，現在我們就要來輸入至 Notion 的資料庫中。
客戶簡單背景、主要訴求、客戶回饋、備註
這邊會用「客戶簡單背景」進行操作，至於其他的屬性，則是重複以下步驟設定即可！
step 1
按「+」，新增文字（Text）屬性。
step 2
將剛剛選的屬性，命名為「客戶簡單背景」。
step 3
後續在打相關的資訊至空格裡面。
狀態
這邊會用「客戶簡單背景」進行操作，至於其他的屬性，則是重複以下步驟設定即可！
step 1
按「+」，新增狀態（Status）屬性。
step 2
將此屬性命名為「狀態」。
step 3
點下出現在「狀態」下面的「Not started」（尚未開始）。
你會看到狀態有分成 「To-do」（待開始）、「In progress」（正在進行中）、「Complete」（完成）這 3 大區塊。
而在這些區塊，也有不同的選項（灰、藍、綠色的標籤都是！）這些都可以再進行設定與調整～
step 4
這邊以「In progress」為例，我想將這個區塊再細分成「初稿完成」、「第一次修改」、「第二次修改」這 3 個階段。
按下「Edit property」（調整屬性）。
step 5
先來學習如何將原本的選項名稱改掉～
直接按「In progress」，就可以修改選項名。
step 6
新增新的選項，則按「In progress」旁邊的「+」。
step 7
輸入「第一次修改」後，按 Enter 鍵。然後再打「第二次修改」。
這兩個選項就會自動出現在下面。
step 8
調整選項的順序，則可以按旁邊的「六個點點」來進行拖曳。
step 9
到上面那步就大致完成，這邊想跟你分享～如果想刪除或是想調整選項顏色可以怎麼做？
按下選項旁邊的「箭頭」按鈕，就可以進行顏色調整、重新命名，甚至是刪除的設定！
接洽時間、專案期間
這邊會以「接洽時間」當範例，至於「專案期間」，則重複以下步驟即可！
step 1
按「+」，新增日期（Date）屬性。
step 2
將此屬性命名為「接洽時間」。
step 3
點擊欄位，選擇實際與客戶接洽的時間。這樣日期就會顯示在資料庫中。
step 4
如果對這樣的日期呈現不習慣，可以選擇「Date format & timezone」來進行調整。
step 5
選擇常看的日期形式，我習慣看「Year/Month/Day」的形式。
step 7
調整過後的日期形式，也就會更新在資料庫當中。
聯絡管道
step 1
按「+」，新增選擇（Select）屬性。
step 2
將剛剛選定的屬性，命名為「聯絡管道」。
step 3
新增標籤，打下預計會與客戶聯繫所需的管道，像是「Line」、「E-mail」、「IG」等。不要忘記按下 Create 的按鍵。
step 4
設定完畢！可以依照聯絡管道，來進行選擇。
收取費用
step 1
按「+」，新增數字（Number）屬性。
step 2
將剛剛選定的屬性，命名為「收取費用」。
step 3
就可以直接輸入收取的費用～
「專案進行的相關紀錄」的「頁面」模板設定
為了縮短紀錄時間，建議你可以預先建立一個固定的頁面模板，讓每次新增客戶時都能快速套用、立即開始記錄。
模板可以先放入這幾個會重複記錄的區塊，像是：
事前需對焦的問題、預計任務拆解、回傳檔案、學到的事。
接著，再依照個人風格，加入適合的 排版 與 icon，打造出屬於你自己的 Notion 客戶紀錄頁！
因為～過去有分享如何在資料庫製作模板的教學，詳細的步驟可以直接參考這篇文章～
不過，這邊會簡單教你，怎麼把常用的內容直接加入 Notion 頁面中，方便後續快速套用。
step 1
看到黃色區塊，就表示順利進入到模板調整區域。
step 2
先輸入這個模板的名稱，打上「客戶」（當然～這個命名可以任意調整）。
step 3
往下滑，先將「事前需對焦的問題」、「預計任務拆解」、「回傳檔案」、「學到的事」打在頁面中。
step 4
在這些字旁邊打下 2 個 #，並按下空白鍵，就可以調整這些字的大小。
step 5
基本上，模板大致上就完成了～
如果想更凸顯標題，可以透過調整顏色（像是，快捷鍵 /blue）或列點方式（快捷鍵 *），讓版面更好讀。
step 6
按旁邊灰色區域，就能直接跳出～
這樣就設定完成啦！
結語：透過 Notion 打造符合你個人的客戶管理系統！
身為一人公司或自由接案的你，最需要的是一套真正貼合自己工作流的客戶管理系統。
與其仰賴昂貴又制式的 CRM，你最需要做的事情是 —— 了解自己的需求，並建立適合的資料結構。
當你開始掌握 Notion 的使用技巧與屬性設定，就會發現它不只是筆記工具，更能成為你強大的後台經營系統。
一口氣將紀錄、追蹤與協作，都放在同一個頁面進行，幫助你打造一套靈活彈性，且長期使用的專屬系統。
如果你在設定中有任何卡關，或還在摸索 Notion 的用法，
歡迎你直接聯繫我，分享現況與困擾，我很樂意提供初步建議，陪你一起將客戶管理用得更加順手！
此外，如果在使用 Notion的過程中遇到任何困難，只要下載這個網站的任一模板，就能預約一次 30 min 免費的線上諮詢名額（原價：$750）。
名額有限！心動不如馬上行動～
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