最後更新於 2025-11-19，由作者 eg 更新
「日曆」對忙碌的斜槓一族來說，是不可或缺的工具！不僅能幫助我們在主業上順利完成每件指派事宜，也能有效管理副業，確保客戶的回應與任務的進程井然有序。
而我自己就是日曆的使用愛好者，每天都會用它來確認當下，甚至是未來一週要做的事情！
過去，主要使用 iOS 內建的日曆來安排時間，雖然容易上手，但希望有些功能能更加優化，像是：
- 重複日程的效率提升：每週需要不斷複製相同的日程，操作雖然不難，但總希望能更自動化，進一步節省時間。
- 操作介面的統一性：想回顧過往任務時，需要點擊外部網站，才有辦法找到當時製作的資料，操作起來過於分散。
但接觸 Notion 日曆 後，發現它的操作跟 iOS 內建日曆相似，直觀好上手。此外，還多了許多實用的功能，大大彌補了我過去在日曆管理上的一些痛點！接下來，就來跟你分享我從 iOS 跳轉到 Notion 日曆後，值得推薦的 5 大好處！
Notion 日曆的 5 大好處
- 使用介面整合：日曆、任務、日記都能在一個介面中統一管理，一次搞定所有規劃！
- 記錄執行細節：每一步執行的細節都能記錄下來，幫助你保留努力的成果，隨時回顧與優化。
- 日曆雙向同步：透過 Google Calendar 綁定功能，雙向更新日程，再也不用擔心漏掉重要安排！
- 倒數提醒功能：在電腦上方，顯示任務的剩餘時間，或提醒你現在該執行什麼任務，減少忘記的風險。
- 高效安排與他人協作：內建排程工具，直接分享空閒時段，讓他人預約，免去額外使用排程軟體的麻煩。
設定 Notion 日曆
了解 Notion 日曆的強大處後，接下來我們從設定 Notion 日曆開始，一步步來打造一套高效管理生活與工作的方式！讓你提升時間管理能力，並且不再為時間規劃感到苦惱。
在 Notion 資料庫，先建立「日曆」形式
step 1
將游標移到資料庫上方，會出現一個灰色的操作列。
step 2
點擊右上角的「⋯」圖示。
step 3
選擇 「Layout」，並點選「Calendar」呈現。
step 4
資料庫轉成「日曆」的呈現後，點擊「Open in Calendar」。
更詳細的資料庫完整教學，歡迎直接點入來學習：Notion 新手必看！5 步驟教你從零開始掌握資料庫！
下載 Notion 日曆（點擊下載）
雖然我們已經在 Notion 順利建立「日曆」資料庫，但如果想要有像 Google Calendar 或 iOS 內建日曆那樣，能夠直接拖曳時間區塊來移動或調整安排，就需要額外再下載一個應用程式。
Notion 官方有提供 Mac / Windows 桌面應用程式，以及 iOS / Android 的手機 APP 下載。
step 1
點擊「使用 Google 帳號登入」。
step 2
選擇與 Notion 帳號綁定的 Google Calendar，確保兩邊後續的資料能順利串接。
step 3
同意 Notion 日曆取得 Google 日曆的權限，直接點擊「同意」。
step 4
確認登入的帳號後，點擊「繼續」。
step 5
根據提示，完成權限授予的最終確認。
step 6
登入完成後，即可進入 Notion 日曆介面，Google 日曆的資料也會自動同步過來！
step 7
剛剛建立的資料庫，與 Notion 日曆串接後，也就會顯示在這裡！
Notion 日曆：工作介面與功能亮點
順利進入到 Notion 日曆後，可以看到設計直觀簡潔的頁面，主要分成左、中、右 3 大區塊！
接下來，除了帶你快速瀏覽這些區塊外，還會跟你分享一些使用訣竅，幫助你輕鬆掌握 Notion 日曆，快速打造高效時間管理系統。
左側：分類管理
基本介紹
- Google Calendar 的日曆會在這側出現！可以透過不同的日程需求，在日曆上做出區別。以我自己來說，將一天的日程分成 4 大面向，如日常生活、工作（研究所）、創作，以及其他。
- 針對 Notion 資料庫串接的部分，每個資料庫在 Notion 日曆都能被獨立分類出來，並透過顏色區分不同來源，讓時間管理更直觀、更有效率！
功能分享
- 顯示與隱藏：當 Google Calendar 和 Notion 資料庫的資料同時顯示在 Notion 日曆上，可能會感覺資訊過多、過於雜亂。這時，可以透過點擊「眼睛」圖示，開啟或關閉特定內容，輕鬆篩選想查看的時程。
- 顏色與分類：點擊日曆分類細項即可更改顏色，方便區分不同類型的行程。Notion 日曆有提供 7 種不同的顏色（而屬於 Google Calendar 的項目，顏色則可自訂）。以我來說：在 Notion 日曆的「日盤點」標示綠色；「報告管理」則標記為藍色，一眼就能清楚辨別各項任務。
- 預設與套用：設定預設分類後，新增行程時會自動套用該分類。在中間區域新增時間時，也會以該分類為主，讓操作更順暢。
中間：時間安排
基本介紹
- 規劃時間與日程的區域，讓你輕鬆管理每日行程，靈活安排時間。
功能分享
- 建立與拖曳時間區塊：直接拉出執行任務的時間長度，或直接設定時長，即可新增時間區塊。此外，還能透過拖曳輕鬆調整任務的執行日期，操作簡單直觀！
- 與 Notion 資料串接：點擊建立好的時間區塊，選擇「搜尋 Notion 或貼上連結」，即可將資料串連至指定頁面，快速跳轉，節省翻找資料的時間。
- 分類細項快速調整：如新增的任務不屬於預設分類，只需點擊細項就能快速更新，靈活調整分類設定！
- 說明：可用作備忘錄使用，快速記錄需要注意的事項，確保重要資訊不會忘記。
- 提醒事項：可設定提醒功能，提醒你開始要進行預訂的任務或行程。
右側：協作共享
基本介紹
- Notion 與 Google 的強大協作功能，同樣延續到日曆管理中。你可以輕鬆分享時段安排，非常適合跨團隊合作的專案，或學生分組討論。
功能分享
- 分享可用時段：點選「分享可用時段」，即可選擇會議時間並發送邀約連結，讓排程協作更高效！
個人應用分享：我的 Notion 日曆工作流
每週一會安排 1 小時的時間，將所有該做的事安排至 Notion 日曆，確保當週的行程井然有序。
接下來，我將分享 4 個步驟，帶你了解我的日程規劃流程！不僅希望你能閱讀這些方法，更推薦你實際操作，一起將計劃落實到生活中。
當然，100 % 順利執行計劃，的確不是一件容易事，但我會盡力執行。如果遇到突發狀況導致計劃無法如期進行，也會靈活調整時間，確保進度不會受到太大影響！
step 1
用 Google Sheet 製作每週的時間規劃！
「就是因為重視，所以才會安排時間去做。」這正是安排固定時間規劃的起心動念。
透過模組化與自動化的安排，可以大幅簡化每週規劃時間的難度，讓自己更快速且更有意願把下週的行程安排妥當。
事先確定什麼時間該做什麼事情，不僅能減輕決策帶來的壓力，也讓排程變得像半自動化一樣，執行起來更輕鬆有效率！
一般來說，我習慣每個月定期檢視是否要調整時間規劃，或是在發生重大變動時立即調整，而不是每週都重新安排。
因為，頻繁的調整不僅容易讓人感到疲倦，甚至會降低對盤點與規劃的動力，最後違背當初設定時間表的初衷。
透過這樣的固定規劃模式，不僅讓時間管理更穩定，也幫助自己持續保持高效與專注！
step 2
去 Google Calendar 複製重複任務的時間規劃。
安排好時間後，因為 Notion 日曆已與 Google Calendar 串接，針對固定時間的日程，可以直接先在 Google Calendar 複製重複任務。
這樣的安排不僅節省時間與精力，也減輕每次手動輸入任務的壓力。透過自動化設定，固定任務能夠穩定執行，讓行程規劃更加流暢，有效降低臨時調整的需求。
另外，針對「重複任務的週期設定」，我通常會以「每月」為單位。如果後續遇到重大變動，頻繁調整反而容易讓規劃變得混亂，失去原本的穩定性。
step 3
至 Notion 資料庫，確認當週的重要任務 / 赴約。
接著進入 Notion 資料庫，把資料庫內容設定好時間後，任務就會直接顯示在日曆中，方便檢查當週的重要事項與約定。
我會將這些任務大致拆分成 4 大分類，幫助自己更清晰地管理工作與生活安排：
- 研究所任務：包含論文進度、報告準備和教授交辦的事項。
- 社交安排：像是與朋友見面、聚餐或參加活動的計劃。
- 斜槓工作：例如家教、接案或品牌經營的相關任務。
- 其他事項：包含生活瑣事，例如看牙醫、剪頭髮或日常採購等。
將所有事項集中管理，不僅有助於釐清當週的優先順序，還能確保所有重要任務都被安排妥當，避免遺漏或延誤。這樣的規劃方式既清晰又靈活，讓行程管理更有效率！
step 4
確認日程是否需要再次調整。
最後一步是檢查日程安排，確保所有事件之間沒有時間衝突。我會仔細檢視每個時段的安排，避免行程重疊或過度緊湊，同時預留適當的緩衝時間（約 15~30 分鐘），用來應對突發狀況或細節上的臨時調整。
這樣的安排既靈活又具彈性，不僅能降低突發事件對行程的影響，也讓整體規劃更易於執行，確保工作與生活都能維持高效且有序的節奏。
使用 Notion 日曆的小提醒！
時間留白
在規劃時間時，適度的留白時間至關重要。它不僅能作為行程與行程之間的緩衝空間，還能留給自己重新調整步調與應對突發狀況的餘裕，確保計畫保持彈性而不失控。
我將這段過程稱為「CAR 模式」。就像開車時需要適時休息來恢復精神，日程管理中也需要這樣的調整期！而 CAR 模式包含以下三個步驟：
- Collecting：收集需要重新調整的資訊。
- Action：重新調整行動計畫。
- Reminder：將提醒事項集中放在固定位置，方便隨時查看，確保後續不會遺漏此任務或行程。
透過這樣的安排，時間不再被壓縮得過於緊湊，讓日程管理更具彈性，也減少臨時變動帶來的壓力。
安排休息時間
「休息是為了走更長遠的路」，如果沒有適當的休息，行程就算規劃得再好，最終也缺乏執行的力氣與效率，反而事倍功半。
另外，有時候放下壓力並重新調整狀態，也是時間安排的關鍵。抽離原本的壓力源後再回頭檢視，常常會發現新的想法或突破口，讓原本卡住的問題突然變得豁然開朗 。
每天的休息時段，或是每週安排的固定休息日，都是時間管理不可或缺的一部分！但需要注意，休息的時間長度要合理，避免事情堆積未完成，反而增加壓力，讓休息失去原有的放鬆效果，造成本末倒置的情況。
因此，學會在「任務與任務」間安排適當的休息，能有效幫助大腦放鬆、整理思緒。
冥想、午睡、裝水、運動、洗澡、轉換環境、拉筋伸展或整理環境等，這些都是很好的調節方式，讓你在忙碌中依然保持穩定節奏與高效狀態！
撇除完美主義
現代人往往身兼數職，自己也是其中一員！
主業是研究生，需要撰寫論文、完成學校報告，以及處理指導教授交辦的事項。同時，自己還必須兼顧 Notion 接案與經營個人品牌。然而，一天只有 24 小時，適當取捨才能讓事情順利推進。
如果每件事都追求完美，反而容易陷入無關緊要的細節，浪費寶貴時間，導致其他任務停滯不前。
缺乏取捨原則的結果，就是行程延誤後需要不斷重新安排，最終陷入拖延與反覆調整，時間越耗越多。不僅打亂後續計劃，還會讓任務層層堆疊，壓力也隨之增加。
因此，在有限的時間內，我學會透過設置時間限制來自我訓練，並接受不完美的結果。因為行動的完成往往比追求完美更關鍵，這樣的習慣不僅提升效率，也優化了自己的生產力！
結語：用 Notion 日曆，提升你的時間管理效率
「讓時間成為自己喜歡的模樣」是某天在日記寫下的一句話，因為太喜歡了，就把這句話變成自己的座右銘。這句話時刻提醒我，要用心規劃與執行每一天，讓時間不被虛度。
而 Notion 日曆，正是幫助我實現這個目標的重要工具！讓我能夠更加清晰地規劃與掌握時間，無論是傳遞資料、管理進度，還是平衡工作與生活，都變得更加井然有序。
這邊也鼓勵你跟著上面的內容，實際操作一次。設計屬於自己的 Notion 日曆，並可以搭配 Google Calendar 來一起使用，真正體驗到高效與靈活兼備的時間管理方式。
如果你在操作過程中有任何問題，歡迎你跟我分享目前在 Notion 的使用上所面對的困難與挑戰！
此外，如果在使用 Notion的過程中遇到任何困難，只要下載這個網站的任一模板，就能預約一次 30 min 免費的線上諮詢名額（原價：$750）。
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